Pengendalian Dokumen
Gubraakkk!!!!... Meja diruang meeting serasa akan hancur berkeping-keping.
"Toni, kamu tau kerugian perusahaan akibat kelalaian kamu… 300 juta Toni… Kamu mau ganti hah???" suara Pak Tommy pemilik perusahaan tidak kalah keras dengan suara pukulan meja di ruang meeting.
“Kali ini saya masih memberikan keringanan, kalian saya berikan SP 2 (Surat Peringatan-2). Jika sampai terulang lagi, kalian angkat kaki dari perusahaan ini.” ancam Pak Tommy tidak main-main.
Waduh, kenapa tuh si Toni?
Ayo coba kita selidiki…
Toni adalah seorang Production Manager di pabrik minuman terkenal sebut saja PT. T-Bersaudara. Saat ini perusahaan nya sedang banyak menerima makloon dari perusahaan lain. Sehingga beberapa minggu belakangan ini Toni sibuk dengan trial produk baru yaitu Minuman Isotonic rasa bajigur.
Kamis 10.30 WIB :
“Tina, ini dokumen formulasi dan spesifikasi produk baru Minuman Isotonik Bajigur Sparkling yang sudah direvisi kembali oleh Client kita PT. U-Cup Bersaudara, kamu simpan baik-baik ya”. Perintah Toni kepada Tina sang Admin Produksi sekaligus Document Controller (DCR) ISO 22000:2005.
“Oh iya, jangan lupa info juga mengenai revisi dokumen ini kepada Tono Spv Produksi Shift-2. Karena nanti malam kita akan running first batch production untuk produk ini.” lanjut Toni kepada Tina. “Siap bos… laksanakan” jawab Tina sang DCR.
Kamis 16.45 WIB:
“Kemana sih si Tono jam segini gak keliatan batang hidungnya, saya mau pulang tenggo (dibaca :tepat waktu) nih.” Tina menggerutu dalam hati. Akhirnya Tina meminta Receptionist di Lobby Kantor untuk memangil Toni melalui pengeras suara.
Ting tung tung ting… Panggilan kepada Tono SPV Produksi… sekali lagi panggilan kepada Tono SPV Produksi, harap keruangan kantor-1 SEGERA!!!... Ting tung tung ting…
“Kemana aja sih ???” tanya Tina dengan nada suara yang mulai tinggi.
“Nih ada update dokumen Formulasi dan Spesifikasi Produk Minuman Isotonik Bajigur Sparkling buat produksi nanti malam. Gara-gara lo nih gue gak jadi pulang on time.” nada suara Tina tambah tinggi. “Iya taruh aja di map merah tempat dokumen formulasi… Galak amat sih, mentang-mentang mau malem Jum’atan… he..he..he” kata Tono bercanda, tapi sama sekali nggak lucu.
Kamis 18.30 WIB:
“Panjul (nama panggilan Panji-Operator Beverage) CIP udah kelar belom?... Jam berapa kita mulai batching?” Tanya si Tono. “Udah kelar Pak, tinggal flushing, 5 menit lagi bisa langsung batching…” jawab Panjul dengan seragam kerja basah kuyup terkena air bilasan tanki mixing. “Oke, sekarang ambil dokumen Formulasi dan Spec Produk di Map merah tempat dokumen formulasi, nanti langsung batching aja ikutin Formulasi sama Spec Produknya” perintah Tono kepada Panjul sambil bermain facebook di Laptop nya.
Kamis 20.15 WIB:
“Panjul brix nya udah sesuai belum?” tanya Tono.
“Udah Pak, brix nya 13,5 %, range standard nya 13,00 % – 14,00 %... sensory test nya juga sudah oke pak… rasa bajigur ha..ha..ha…” jawab Panjul meyakinkan.
“Ya udah, langsung bottling aja…” perintah Tono mantap.
Jum’at 05.00 WIB:
“Bos, bangun sholat subuh dulu…” panggil Panjul membangunkan Tono.
“Hah jam berapa nih ?... Gimana produksi udah dapet berapa batch?” tanya Tono dengan mata masih 1/3 terbuka.
"Lagi ngabisin batch ke-3 bos…" jawab Panjul
Jum’at 07.00 WIB:
Tono menyelesaikan laporan produksi tepat waktu dan bersiap-siap untuk menyerahkannya kepada Pak Toni atasannya. Toni sang Manajer Produksi masuk keruangan kantor-1.
“Gimana Tono, produksi lancar? Dapet berapa batch?” tanya Pak Toni tegas.
“Total 4 batch Pak… laporan produksi nya ada di meja Bapak…”jawab Tono.
“Ok, semua laporan produksi, pemeriksaan QC dan retain sample setiap batch tolong disiapkan di meja saya… Saya mau meeting dengan orang PT. U-Cup jam 09.00 WIB.” suara Pak Toni tenang dan berwibawa.
Jum’at 09.30 WIB:
Brrrrzzz… tiba-tiba HP Tono bergetar dan ring tone lagunya Rihana feat Drake “Work” dengan volume penuh membangunkan dari tidur nyenyaknya…
“Tono kamu segera datang kesini SEGERA!!!!” terdengar suara keras Pak Toni dari HP nya seakan-akan ada belati yang menusuk telinga kiri Tono tembus sampai ke telinga kanan.
Jum’at 10.15 WIB:
Pak Toni : Kamu tau apa yang terjadi? 4 batch produk hasil produksi semalam semua di Reject oleh Pak Ucup Subagja (Sr. Marketing Manager) PT. U-Cup. Dan 18000 liter produk batch ke-5 yang masih ada ditanki mixing akhirnya di drain. Masalahnya adalah high brix… Kamu baca formula dan produk spec nggak?
Tono : Baca kok Pak…
Pak Toni : Yang mana???
Tono : Yang ini Pak…
Pak Toni : Ini dia masalahnya… Kamu pakai dokumen formula dan produk spec yang lama… Ini sudah direvisi dan tidak berlaku lagi… Tinaaaaaaa… Kenapa dokumen formulasi yang lama tidak kamu tarikkkk hahhh??? Kamu tau kan kita punya Prosedur Pengendalian Dokumen???
Tina : Iya pak maaf…
Terlihat air mata Tina sang DCR berlinang membanjiri pipinya, seakan tidak mau kalah dengan banjir produk Isotonic rasa bajigur di lantai ruang Beverage.
Pengendalian dokumen sering dianggap “sepele” dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan, padahal kesalahan dalam penerapan bisa berakibat “berpele-pele”.
Kisah ini adalah fiktif belaka. Jika ada kesamaan nama dan peristiwa, itu hanya perasaan Anda saja..he..he..he.
